Aftalesedler spiller en central rolle i byggebranchen og kan spare både tid og penge – hvis de udfyldes korrekt. Denne artikel dykker ned i fem af de mest almindelige og kostbare fejl, som mange begår, når de arbejder med aftalesedler. Disse fejl kan føre til unødvendige tvister, forsinkelser og i værste fald milliontab. Læs videre for at få indsigt i, hvordan du kan undgå dem.
Dårlige og uklare formuleringer i dine aftalesedler
En af de mest grundlæggende fejl er dårlig formulering i aftalesedler. Når aftalesedler er uklart skrevet, kan det føre til misforståelser, der senere udløser dyre konflikter. Aftalesedler skal være tydelige, specifikke og nemme at forstå – også for personer, der ikke er direkte involveret i projektet. For eksempel kan en aftaleseddel, der blot nævner “rørføring i blok C” uden yderligere detaljer, skabe uklarhed om, hvad der præcist var aftalt. Dertil kommer, at en aftaleseddel som udgangspunkt kun er bindende, hvis den er skriftlig og underskrevet af begge parter. Flere voldgiftskendelser viser, at selv dokumenterede udførte arbejder ikke berettiger til betaling, hvis der mangler underskrift. Det er derfor afgørende at få underskriften i hus – før arbejdet påbegyndes.
Inddrag alle parter
En anden udbredt fejl er manglende inddragelse af alle relevante parter i aftaleprocessen. Det er afgørende at sikre, at både underentreprenører og andre aktører er informeret og en del af aftalen, før den underskrives. Hvis man eksempelvis undlader at inddrage underentreprenøren i processen, kan det medføre uventede krav og ekstraarbejde, som kan blive svært at håndtere senere i projektet. Manglende koordinering kan således ikke kun forsinke projektet, men også forårsage betydelige økonomiske tab.
Vær venlig og undgå at optrappe konflikter
Selv om det kan virke uvæsentligt, kan en dårlig tone i kommunikationen forværre konflikter og føre til unødvendige tvister. Det er vigtigt at bevare en venlig og professionel tone, især når aftaler om store beløb er på spil. Ved at undgå en fjendtlig eller personlig tone, kan samarbejdet fremmes og risikoen for konflikt mindskes. Neutral og respektfuld kommunikation i aftalesedler kan være forskellen mellem en hurtig løsning og en langvarig konflikt, hvilket i sidste ende kan spare både tid og penge.
Pas på store aftalesedler
Det kan virke som en smart løsning at samle alle krav i én stor aftaleseddel, men denne tilgang kan i praksis føre til, at hele aftalen bliver afvist, hvis blot en lille del af kravene bliver bestridt. Hvis for eksempel en aftaleseddel indeholder mange krav, og én af dem ikke accepteres, risikerer man, at hele aftalen bliver trukket i langdrag eller falder helt til jorden. Ved at opdele kravene i flere separate aftalesedler kan du sikre, at én tvist ikke trækker hele aftalen ned.
Hold styr på tidsfristerne
En af de mest oversete fejl i byggeprojekter er at miste overblikket over tidsfristerne. Ofte bliver tidsfrister i forbindelse med aftalesedler overset, hvilket kan have alvorlige konsekvenser for projektets fremdrift og økonomi. Eksempelvis kan manglende opmærksomhed på forsinkelser eller ekstra tidskrav betyde, at man mister retten til kompensation eller fristforlængelse. Det er samtidig vigtigt at være opmærksom på bevisbyrden – entreprenøren skal kunne dokumentere, at kravene er varslet rettidigt og godkendt. Det kan kun lade sig gøre, hvis man har styr på både deadlines og dokumentation.
Ved at undgå disse fem fejl i aftalesedler kan du spare både tid og penge i dine byggeprojekter. Sørg for, at aftalesedler er tydeligt formuleret, at alle relevante parter er involveret, at kommunikationen holdes professionel, at kravene opdeles, og at tidsfristerne overholdes.
Og husk: Aftaler skal indgås, før arbejdet udføres. Ikke først, når konflikten er opstået. Voldgiftsnævnet ser med skepsis på aftalesedler, der er skrevet med bagklogskab. Fælden for mange er at forsøge at efterrationalisere – det kan vise sig at være både dyrt og nyttesløst.
Har du brug for konkret sparring eller skabeloner til sikre aftalesedler, er du altid velkommen til at tage fat i os hos Nexus Advokater.
Denne artikel er skrevet af Advokat Simon Heising for at hjælpe entreprenører i byggebranchen med at håndtere de svære valg, de ofte står over for. Ved at forstå bygherrens perspektiv, AB-reglerne og kommunikere effektivt kan man finde løsninger, der gavner begge parter og sikrer projektets succes.