Advokat Simon Heising om tilbudslister i offentlige entrepriser: 5 faldgruber for ordregiver + tjekliste

af | 16. januar 2026

Simon Heising om tilbudslister i offentlige entrepriser

Tilbudslister i offentlige entrepriser: 5 faldgruber for ordregiver

Tilbudslisten er ofte rygraden i økonomistyringen i offentlige udbud, men også et af de steder, hvor tvister typisk starter. Årsagen er sjældent, at nogen vil nogen noget; det er næsten altid uklarheder: mængder, måleregler, grænseflader og dokumenthierarki. Denne artikel er målrettet ordregivere og fokuserer på, hvordan tilbudslister og det øvrige udbudsmateriale kan designes og forvaltes, så man får sammenlignelige tilbud og færre efterfølgende konflikter.

Tilbudslister i offentlige entrepriser: Hvorfor tilbudslisten ikke kan stå alene

Tilbudslisten fungerer bedst som et beregningsskema. Problemet opstår, når den i praksis bliver behandlet som en fuldstændig arbejdsbeskrivelse. Entreprenører kalkulerer på det, der er prissat. Hvis krav eller ydelser ligger “skjult” i generelle bestemmelser, beskrivelser, standardhenvisninger eller spørgsmål/svar, bliver risikoen for efterkrav markant større.

Uklarheder er ikke kun et kontraktproblem: I offentlige udbud kan uklare eller spredte krav også skabe udbudsretlig risiko, fordi tilbudsgiverne ikke nødvendigvis forstår og prissætter kravene ens (ligebehandling og gennemsigtighed).

Som ordregiver kan du reducere risikoen ved at gøre tre ting konsekvent: (1) gøre omfang og måleregler entydige, (2) sikre et robust dokumenthierarki og (3) drive en disciplineret ændringsproces efter kontraktindgåelse.

Den juridiske bundlinje: tilbudsliste og udbudsmateriale i offentlige entrepriser

Når en tvist opstår, bliver udfaldet ofte afgjort af dokumentation og fortolkning: Hvad var aftalt, hvad kunne tilbudsgiver med rimelighed forstå, og hvad blev ændret undervejs? Derfor er det afgørende, at udbudsmaterialet (inkl. rettelsesblade og Q&A) kan læses som én sammenhængende helhed, og at ændringer efter kontrakt håndteres skriftligt og sporbarhedssikkert.

5 faldgruber i tilbudslister i offentlige entrepriser – og ordregivers modtræk

Når krav ligger spredt: tilbudsliste vs. udbudsmateriale

Faldgruben opstår, når en ydelse ikke fremgår tydeligt af tilbudslisten, men kan udledes af beskrivelser, standarder eller generelle krav. Hvis flere dokumenter peger i forskellige retninger, risikerer du både uens tilbud og efterfølgende tvister om, hvad der var “inkluderet”.

Ordregivers modtræk:

  • Lav en “krydsreference”: For hver væsentlig ydelse skal det være klart, hvor den er beskrevet, og hvordan den er prissat (post, samlet post, eller eksplicit indeholdt).
  • Brug en kort “omfangs- og afgrænsningsnote” i tilbudslisten for komplekse poster (hvad er med/ikke med).
  • Sørg for, at Q&A og rettelsesblade indarbejdes konsekvent, og at tilbudslisten opdateres, når svaret ændrer økonomisk omfang.

Urealistiske mængder og uklare måleregler i tilbudslisten

Enhedspriser og mængder kan være effektive til at skabe sammenlignelighed, men kun hvis mængderne er realistiske og målereglerne er klare. Uklare mængder giver ofte to typer problemer: (1) tilbud bliver ikke sammenlignelige, og (2) regulering/ændringer bliver et stridspunkt senere.

Ordregivers modtræk:

  • Beskriv måleregler i tilbudslisten (eller tydelig henvisning til én entydig måleregel), især ved mængdefølsomme poster.
  • Marker “skønsmængder” eksplicit og overvej at indbygge kontrolmekanismer (fx krav om mængdeopgørelser undervejs).
  • Undgå at bruge mængder, som reelt ikke kan verificeres eller måles ensartet (det inviterer til uenighed).
  • Hvis AB 18 eller ABT 18 er vedtaget, så husk at mængdeændringer reguleres efter § 24. Regulering efter enhedspriser sker som udgangspunkt inden for +/-100 % pr. post, og der gælder samlede variationsgrænser for mer- og mindrearbejder (typisk +20 % og -10 % af entreprisesummen). Tilbudslisten bør derfor være opbygget, så poster kan måles og reguleres efter denne mekanik.

Genbrug, mange redaktører og intern modstrid i tilbudslisten

Videreførte eller genbrugte tilbudslister kan indeholde poster, der ikke passer til projektet, eller dublerer ydelser, som også ligger i beskrivelser. Når flere rådgivere har redigeret, opstår der let grænsefladehuller eller dobbeltkrav. Det øger risikoen for klager i udbuddet og efterkrav i udførelsen.

Ordregivers modtræk:

  • Udpeg én “redaktionsansvarlig” for udbudsmaterialet, som har mandat til at sikre sammenhæng mellem tilbudsliste, beskrivelser og tegninger.
  • Kør en systematisk grænsefladekontrol: hvem leverer hvad mellem fag, og hvor kan noget falde mellem to stole?
  • Lav en versions- og ændringslog for tilbudslisten, så ændringer er sporbare (både før og efter tilbud).

KS, standarder og ydelser uden post i tilbudslisten

En af de hyppigste tvistdrivere er ydelser uden tydelig prissætning: KS, dokumentation, stillads, afdækning, oprydning, vinterforanstaltninger, myndighedsdialog, prøveudtagning m.v. Når omfanget ikke er konkretiseret, får du enten indregnet en høj risikopræmie, eller efterkrav senere.

Særligt for KS ses ofte, at kravniveauet i praksis følger standarder eller myndighedskrav (fx DS 1140 for kontrol af bærende konstruktioner, hvor det er relevant), men at det ikke står tydeligt i udbudsmaterialet eller er prissat som en post. Resultatet er, at entreprenørerne kalkulerer meget forskelligt eller for lavt, og det giver grobund for efterkrav.

Ordregivers modtræk:

  • Gør KS-krav målbare: Hvilke kontroller, frekvenser, dokumentationskrav og godkendelsesprocesser forventes?
  • Vælg bevidst betalingsmodel: særskilt post for KS/dokumentation eller en eksplicit erklæring om, at ydelsen er indeholdt i bestemte poster, med klar omfangsbeskrivelse.
  • Undgå “alt inkl.”-formuleringer uden omfang; de giver uens tilbud og skaber konflikt undervejs.

0-kronersposter, byggepladsdrift og tidsfælder i offentlige entrepriser

0-kronersposter (fx byggeplads, etablering eller drift) ser uskyldige ud i tilbudsfasen, men kan give store problemer senere, især hvis projektet forlænges. Hvis entreprenøren har prissat drift som 0 kr., kan det blive et centralt argument imod betaling ved forlængelser, samtidig med at udførelsen reelt koster.

I offentlige udbud kan 0-kr.-poster og ekstremt lave enhedspriser give udbudsretlig risiko. Hvis et tilbud fremstår unormalt lavt, skal ordregiver anmode om en redegørelse, før der kan tages stilling. Tilbuddet kan kun afvises, hvis forklaringen ikke på betryggende vis begrunder prisfastsættelsen (og i særlige tilfælde skal det afvises).

Tilsvarende opstår tidsfælder, når tilbudslisten ikke understøtter, hvordan tid afregnes ved hindringer, etaper, samtidige arbejder eller ændringer.

Ordregivers modtræk:

  • Undgå at invitere til 0-kronersposter på tids- og driftstunge ydelser. Overvej minimumspris eller strukturerede driftsposter (pr. uge/måned).
  • Knyt tidsforudsætninger til økonomi: hvis tidsforlængelser er realistiske, så beskriv hvordan drift/etablering afregnes ved forlængelse.
  • Efter kontrakt: brug en fast ændrings- og tidsproces (ændringsordre/aftaleseddel) hvor både pris og tid håndteres skriftligt.

Kvalitetssikring af tilbudslister i offentlige entrepriser: 8-punkts tjekliste

  • Sammenhængstjek: Tilbudslisten matcher beskrivelser og tegninger, uden dobbeltkrav og uden skjulte krav.
  • Måleregler: De 20 mest mængdefølsomme poster har klare måleregler og enheder.
  • Skønsmængder: Skønsmængder er markeret og ledsaget af en forklaring af forudsætninger.
  • Grænseflader: Faggrænser er testet, så det er tydeligt, hvem der leverer, hvem der monterer, og hvem der koordinerer.
  • KS og dokumentation: Omfang og betalingsmodel er besluttet og beskrevet.
  • Byggeplads, drift og tid: Der er en logisk prisstruktur for drift og forlængelser, uden gratis tid som standard.
  • Dokumenthierarki: Rangorden er tydelig, og spørgsmål og svar samt rettelser er indarbejdet i den endelige version.
  • Evaluerbarhed: Prissammenligning er robust mod strategisk prissætning, for eksempel ekstremt lave eller høje enhedspriser.

Efterkrav i offentlige entrepriser: sådan styrer du ændringer og tid

Selv et godt udbudsmateriale kan ikke forhindre alle ændringer. Det afgørende er, om ændringer håndteres disciplineret. En enkel, konsekvent proces giver færre tvister og bedre økonomistyring.

Offentlige kontrakter: udbudsretlige grænser for ændringer efter tildeling

En fast ændringsproces er nødvendig, men i offentlige kontrakter skal du samtidig sikre, at ændringen er udbudsretligt lovlig. Nogle ændringer kan være så væsentlige, at de reelt ændrer kontraktens grundlæggende elementer og dermed kan udløse krav om et nyt udbud.

  • Vurdér om ændringen påvirker omfanget, ydelsens karakter, den økonomiske balance eller konkurrencen. Det afgørende er, om ændringen kunne have påvirket interessen for udbuddet eller udfaldet af det.
  • Sørg for et klart hjemmelsgrundlag. Brug aftalte optioner eller ændringsklausuler, når de er klare og præcise, typisk efter udbudslovens § 179. Overvej også, om ændringen kan håndteres som en bagatelændring efter udbudslovens § 180, for eksempel hvis den ligger under tærskelværdierne og som udgangspunkt under 15 % for bygge- og anlæg eller 10 % for varer og tjenesteydelser, og uden at ændre kontraktens overordnede karakter. Hvis ingen hjemmel kan anvendes, bør ændringen som udgangspunkt håndteres via et nyt udbud eller en anden lovlig anskaffelsesvej.
  • Dokumentér den udbudsretlige vurdering samtidig med ændringsordren. Beskriv hvad der ændres, hvorfor det ændres, og hvorfor det er lovligt. Det gør håndteringen mere robust ved revision eller klage.

Er du i tvivl, så få udbudsretlig sparring, før ændringen aftales. Det er typisk langt billigere end at stå med en ugyldig kontraktændring senere.

  • Sørg for én indgang til ændringer ved at udpege, hvem der kan bestille ændringer, og hvordan det sker skriftligt.
  • Aftal pris og tid så tidligt som muligt, og helst før udførelse, når det kan lade sig gøre.
  • Stil klare krav til dokumentation. Hvis der udføres regningsarbejde, skal der leveres specificeret dokumentation for timer, materialer og materiel.
  • Hold styr på tiden ved at føre en enkel hindrings- og beslutningslog, hvor det fremgår, hvad der skete hvornår, og hvilken konsekvens det havde.

Tjekliste: tilbudsliste, måleregler og ændringsproces for ordregiver

  • Er alle væsentlige krav enten prissat som post eller tydeligt beskrevet som indeholdt, og er omfanget angivet?
  • Er måleregler tydelige for mængdefølsomme poster?
  • Er KS-krav konkretiseret med angivelse af omfang, frekvens, dokumentation og standarder?
  • Er byggepladsdrift og tid prissat på en måde, der kan håndtere forlængelser?
  • Er spørgsmål og svar samt rettelsesblade indarbejdet i den endelige tilbudsliste?
  • Er dokumenthierarki og rangorden tydelig og fri for interne modstrid?
  • Er ændringsprocessen efter kontrakt beskrevet og operationel?

 Afslutning og næste skridt

For ordregivere handler gode tilbudslister om to ting: sammenlignelige tilbud og færre overraskelser i udførelsen. Hvis du investerer i klarhed om mængder, måleregler, KS og tid, og kombinerer det med en stram ændringsproces, bliver projektet billigere at styre og langt mindre konfliktfyldt.

Vil du helt i mål? Læs mere om vores 2-dagsforløb AB 18-certificering i kontrakter (del 1 og 2).

Denne artikel er skrevet af Advokat Simon Heising for at hjælpe ordregivere i byggebranchen med at håndtere de svære valg, de ofte står over for. Ved at forstå entreprenørens perspektiv, AB-reglerne, projektets videre forløb og kommunikere effektivt kan man finde løsninger, der gavner begge parter og sikrer projektets succes.